Effiziente Gestaltung der Mobilität von morgen

Standardisierte Abläufe & prozessorientierte Organisationsstruktur

Standardisierte Abläufe und eine prozessorientierte Organisationsstruktur sind in aller Munde. Doch was steckt hinter diesen Begrifflichkeiten und was kann ein Unternehmen tun, um diese Vorgänge zu realisieren und implementieren?

Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich überwachen, die Compliance-Richtlinien bei den täglichen Arbeitsabläufen berücksichtigen und stetig sicherstellen, dass allen Mitarbeitern die Ist-Abläufe des Unternehmens bekannt sind. Qualitätsaudits zur Zertifizierung sind vor dem Hintergrund eines stark konkurrierenden Marktes und steigenden Kundenerwartungen wichtiger denn je geworden.

Effiziente Prozesse im Bereich der Automobilindustrie stellen eine wachsende Herausforderung dar. Vor diesem Hintergrund hat die Volkswagen AG ein Projekt für die Beschreibung der Prozesse in ARIS (Architektur integrierter Informationssysteme) für die Technische Entwicklung der Marke Volkswagen mit folgenden Zielen ausgeschrieben:

• Sicherstellung der erfolgreichen Durchführung von Prozessaudits
• Verbesserung der Überwachungsmöglichkeit durch Prozesstransparenz
• Reduzierung von Umsetzungsfehlern durch klare Vorgaben und Verantwortungsbereiche
• Erhöhung der Effizienz durch die Verschlankung der Prozessabläufe
• Sicherstellung der Schulung von Mitarbeitern mit Hilfe der visualisierten Prozessabläufe
• Sicherstellung eines konzernweiten Standards

Als Experte für die Modellierung von Geschäftsprozessen, den Umgang mit ARIS sowie die Anwendung der Modellierungskonventionen des Volkswagen Konzerns, haben wir gemeinsam mit der Technischen Entwicklung der Marke Volkswagen die Geschäftsprozesse identifiziert, einheitlich in der ARIS Datenbank dokumentiert und notwendige Standardisierungen und Optimierungen durchgeführt.

Unsere Prozessberater haben die Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse identifiziert und eine Prozesslandkarte sowie Rollenkonzepte erarbeitet.

Nach der Identifizierung und Strukturierung der Prozesse haben wir diese im Rahmen von Interviews, Workshops, Fragebögen oder Arbeitsplatzanalysen detailliert aufgenommen und modelliert. Die verschiedenen Steakholder der Prozesse wurden von Anfang an in die Aufnahme einbezogen und konnten so ihr spezifisches Wissen einfließen lassen. Die dokumentierten Prozesse bewerteten wir auf Grundlage interner und externer Anforderungen. Auf Basis der Bewertung und identifizierter Optimierungspotentiale, haben wir die Prozesse entsprechend verbessert und gemeinsam mit den Mitarbeitern die individuellen Maßnahmen erarbeitet.

Durch die konstruktive Zusammenarbeit und das uns entgegengebrachte Vertrauen der Volkswagen AG Mitarbeiter, konnten wir erfolgreich das Projekt abschließen und über 800 standardisierte/ harmonisierte Geschäftsprozesse verkünden. So haben wir z.B. die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichen optimiert, um die richtigen Ansprechpartner schnell und unkompliziert zu finden.

Außerdem wurden Maßnahmen und Projekte im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung abgeleitet.

Auch im Bereich der Mitarbeiterentwicklung konnten wir eine standardisierte Einarbeitung von neuen und die Weiterentwicklung der vorhandenen Mitarbeiter erzielen.
Zur weiteren Übersichtlichkeit haben wir alle internen Compliance-Richtlinien mit den vorhandenen Normen- und Anweisungs-Richtlinien verknüpft.
Ein weiterer entscheidender Prozess war die Unterstützung bei der täglichen Arbeit durch eine einheitliche Beschreibung des Workflows, einschließlich begleitender Dokumente, wie Standardarbeitsanweisungen, Checklisten, Formulare oder Tutorials.

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