Kriterien zur IT-Dienstleisterauswahl

In einer Welt, die von ständigem technologischen Wandel geprägt ist, wird die Wahl des richtigen IT-Service-Providers zu einer bedeutenden strategischen Entscheidung für Unternehmen. Herausforderungen wie Fachkräftemangel, Kostenkontrolle und Risikomanagement gehören dabei zu den täglichen Begleitern vieler Firmen.

Vor allem Versicherungsunternehmen stehen unter Druck, die regulatorischen Mindestanforderungen im Bereich des Risikomanagements zu erfüllen, während sie gleichzeitig einen kosteneffizienten, leistungsstarken und zukunftssicheren IT-Betrieb sicherstellen müssen.

Eine bewährte Strategie ist hierbei die Auslagerung von IT-Services an einen Managed Service Provider. Doch wie wählt man den richtigen Partner aus?

Organisation der Zusammenarbeit

Do's:

• Kommunikation: Die gesamte Kommunikation sowie alle Prozesse sind transparent und orientieren sich an den Bedürfnissen des Auftraggebers.
• Arbeiten auf Ihren Systemen: Der Managed Service Provider (MSP) wird in die Organisation integriert und kann auf bestehenden Systemen arbeiten, ohne massive Umstellungen zu erfordern.
• Wissensmanagement & Dokumentation: Während der Zusammenarbeit wird eine umfassende Wissensdatenbank aufgebaut.
• Kontinuierliche Verbesserungsprozesse: Stetige Verbesserungen sind ein fester Bestandteil der Zusammenarbeit.
• Persönliche Ansprechpartner in der Frontline: Eine persönliche Kontaktperson ist etabliert, um eine schnelle und transparente Kommunikation sicherzustellen.
• Service Ansatz im Backend: Ein Team im Hintergrund sorgt für einen reibungslosen Ablauf und schnelle Fehlerbehebung.

Don'ts:

• Eigenes Tool: Der Dienstleister stellt sich auf Ihre bestehenden Systeme ein, nicht umgekehrt.
• Hey-Joe-Prinzip: Unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Transparenz sind zu vermeiden und vorgegebene Arbeitsprozesse sind einzuhalten.
• Single Heroes: Abhängigkeiten von Einzelpersonen werden vermieden, um Risiken zu minimieren.

Eigenständigkeit des Dienstleisters wahren, Verantwortlichkeiten definieren und Risiken vermeiden!

Vorgehensweise und Framework

Do's:

• Fragen statt Hinterfragen: Der MSP versteht und akzeptiert Ihre Bedürfnisse, bevor er Lösungen vorschlägt.

•  Flexibilität: Der Dienstleister ist in der Lage, agile und klassische Arbeitsweisen anzuwenden.

• Anpassungsfähigkeit: Der MSP ist mit Ihrem Vorgehen sowie Ihrer Kultur vertraut und kann sich entsprechend anpassen.

• Pragmatische Operationalisierung: Ein Blick für schnelle und einfache Vorgehensweisen sowie Lösungen ist stets vorhanden.

Don'ts:

• Festhalten an einem bestimmten Vorgehensmodell: Starre Strukturen behindern Anpassungsfähigkeit und Effizienz.

• Beratung an Ihren Bedürfnissen vorbei: Der Dienstleister konzentriert sich auf Ihre individuellen Anforderungen und konzipiert entsprechende Lösungsansätze.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit um individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.

Erfahrungen zu regulatorischen Rahmenbedingungen

Do's:

• Praxiserfahrung: Der MSP hat Erfahrungen in der Umsetzung von MaRisk-Anforderungen und anderen regulatorischen Vorgaben.

• Methodenvielfalt: Der Service Provider kennt vielfältige Ansätze und hat einen umfassenden Werkzeugkoffer zur Hand.

• Verantwortungsübernahme: Der Dienstleister übernimmt volle Verantwortung für sein Handeln sowie seine Entscheidungen.

• Auditierung: Regelmäßige Audits sind entscheidend für die Einhaltung von Sicherheitsstandards. Interne Revision und Kontrolle sollten daher Teil des Services sein.

• Reportingframework: Ein transparentes und erprobtes Reportingframework ist fester Bestandteil der Zusammenarbeit.

• Standard Control Objectives: Werden gemeinsam vereinbart und sind standardmäßiger Bestandteil zur messbaren Qualitätseinhaltung.

• Prozesskonformität: Geregeltes sowie prozesskonformes Arbeiten ist für den Dienstleister und sein Team selbstverständlich.

Don'ts:

• Fehlender Praxisbezug: Theoretisches Wissen allein ist im regulatorischen Umfeld nicht ausreichend und wird daher stets mit den reellen Begebenheiten vereinbart und angepasst.

• Mangelnde Prozess-Ernsthaftigkeit: Prozesse und Regeln werden immer ernst genommen und eigehalten.

• Keine Strukturen: Der MSP kann einen klaren Plan über Prozesse und Regeln vorweisen.

Scope und Systemabdeckung

Do's:

• Vielfalt des Angebots: Der MSP kann sowohl Standardprodukte als auch spezielle Architekturen unterstützen und abdecken.

• Teamkonstellation: Service-Teams umfasst sowohl Spezialisten als auch Generalisten.

• Kreativität: Es wird über den Tellerrand hinaus geschaut.

Don'ts:

• Favorisierung von spezifischen Tools und Produkten: Der Dienstleister ist nicht auf bestimmte Produkte oder Tools beschränkt und gewährleistet eine neutrale Beratung.

• Eigennutz: Der Fokus liegt stets auf dem Betrieb Ihrer Systemlandschaft, nicht auf dem Verkauf eigener Anwendungen.